5 fatos de gestão de documentos que o trabalhador de escritório deve saber

Você já se perguntou sobre o impacto que seus processos de documento têm na sua vida diária? Documentos podem causar muita tristeza para os trabalhadores de escritório em todos os lugares. Existem muitos desafios ocultos de negócios que precisam ser enfrentados com sucesso. E aqui são revelados apenas alguns deles.

1. Metade do tempo do trabalhador de escritório destina-se a criação e preparação de documentos.

É por isso que um processo de gestão de documentos eficiente é muito importante. Um monte de documentos – papeis, digitalizações, PDFs – deve ser devidamente organizado, facilmente pesquisável e reutilizável.

2. Mais de 54% das pessoas de grandes organizações não têm editores PDF disponíveis para eles.

Isso significa que toda vez que eles precisam editar ou converter documentos PDF, têm de gastar o tempo buscando uma solução on-line ou usando algum tipo de solução alternativa. Talvez, essa é a razão de que…

3. 46% dos trabalhadores de escritório têm problemas com a edição de documentos PDF.

O PDF é um formato de documento comum, então, basta imaginar quanto tempo é desperdiçado nesta tarefa de rotineira – que é simples, se um tiver uma ferramenta certa em mãos.

4. 77% dos trabalhadores de escritório redigitam o texto de documentos em papel várias vezes por mês.

Apenas a tarefa mais contra produtiva & assassina de motivação ao mesmo tempo.

5. 4 de 10 empregados de escritório precisam comparar textos de duas versões do mesmo documento.

Mudanças nos contratos, certificados, relatórios, etc., geralmente devem ser controladas e verificadas em relação ao original.  Ainda, a verificação de linha-por-linha é um processo muito cansativo, demorado e sujeito a erros.

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Esta é uma estatística assustadora para muitos gestores e profissionais de contratos de TI.  Uma lição comprovada que tenta cortar custos, a curto prazo, que não vai ajudar no resultado a longo prazo.

Essas estatísticas mostram o motivo de um software certo como o ABBYY FineReader 14 pode facilitar sua vida no dia-a-dia. Esta é uma solução all-in-one para enfrentar toda a variedade de tarefas relacionadas a documentos.

  • Editor de PDF: edite textos e imagens, mescle ou divida as páginas, adicione comentários ou crie PDFs a partir de quaisquer arquivos – e muitos outros
  • Editar documentos digitalizados e imagens facilmente, ou convertê-los em Word, Excel, PowerPoint, PDF pesquisável ou outros formatos.
  • Comparar documentos: o programa irá destacar o texto significativo e as diferenças entre as duas versões de um documento, mesmo que eles estejam em formatos diferentes (por exemplo, PDF e cópia digitalizada).

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