Como as grandes empresas implantam o Centro de Serviços Compartilhados (Parte 1)

Os clientes da ABBYY estão com a mesma tendência de reestruturação de processamento de documentos. Os produtos da ABBYY permitem realizar diferentes cenários de processamento de documentos, sem esquecer as particularidades de processos de negócios diferentes dentro de cada empresa. Aqui, nós contaremos sobre alguns modelos de SCS, realizados com o ABBYY FlexiCapture – uma solução que permite extrair dados de documentos estruturados e não estruturados, e salvá-los dentro do sistema de informações da empresa.

ABBYY FlexiCapture logo

 

Esquema 1. Um SCS clássico

Esse é o pricípio mais simples de organização de um SCS. A digitalização de documentos é realizada em escritórios regionais junto às estações de digitalização (basicamente, é um scanner conectado a um computador com um módulo de digitalização instalado, conectado ao FlexiCapture ou a um outro sistema parecido). Após a digitalização, cada operador envia os documentos para a revisão.

No centro de processamento, os documentos são colocados em uma fila e os operadores de verificação recebem os documentos para a próxima execução. O operador de verificação possui um papel extremamente importante dentro do sistema. Ele realiza vários tipos de revisões para ter certeza que o documento foi estruturado de maneira correta, sem erros, e também para que na saída obtenha-se dados de qualidade, fáceis de utilizar. Por isso, dentro do ABBYY FlexiCapture existe mais que um operador de verificação que faz a revisão dos documentos.
O operador de verificação de dados revisa os símbolos reconhecidos sem certeza, faz a revisão lógica dos documentos e também verifica se todos os documentos foram agrupados.

O operador de verificação sênior pode passar tarefas de processamento para os outros operadores, além de resolver problemas não descritos nas instruções e que atrasam o procesamento contínuo de documentos. Por exemplo, ao verificar um campo com informações do fornecedor, o operador não encontra o fornecedor no banco de dados conectado. Neste caso, os documentos são encaminhados para o operador sênior que pode ligar para o cliente que preencheu o formulário e solicitar os dados restantes.

Dessa maneira, cada operador do sistema tem o seu papel. Por causa desse processamento “contínuo”, pode-se obter uma velocidade rápida de processamento de documentos. Depois de todas as verificações, os documentos são armazenados no sistema de informações da empresa.

 

Esquema 2. Configurações personalizadas de processamento de documentos para cada região específica.

Utilizar configurações personalizadas ao processar documentos baseado na região que os mesmos tenham sido recebidos é um cenário bastante popular, pois em regiões diferentes há fornecedores diferentes, endereços, e a quantidade de documentos necessários varia.

Como no exemplo anterior, os documentos são digitalizados em escritórios regionais e só depois são enviados a um CSC, onde passam por diferentes tipos de verificações. Porém, o tipo de verificação será diferente em cada região: verificações lógicas, dicionários (são conectados para aumentar a qualidade de reconhecimento ou para comparação das informações reconhecidas), modo de alocação na fila, etc. Se é sabido que a quantidade de documentos recebidos de regiões diferentes também é diferente, é necessário separar o fluxo, indicando uma quantidade maior de verificadores para certas regiões.

Dessa maneira, o banco varejista Raiffeisen, na Rússia, centralizou o reconhecimento de documentos: os documentos relacionados a pagamentos em papel são digitalizados na própria região e processados em Moscou. As imagens dos documentos para verificação são recebidas pelo CSC, criado para otimização de gastos. Depois da verificação, todos os dados são exportados para o sistema de pagamentos do banco.

Continua!

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